Eventos más verdes

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Eventos más verdes 412 321 The Innova Room

Una de las últimas tendencias en el sector hotelero es la organización de «eventos verdes», es decir, hacer más sostenible la actividad de: reuniones, viajes de incentivos, congresos y eventos (MICE, según sus siglas en inglés) que tienen lugar en hoteles. Puesto que España es un destino de referencia a nivel mundial para este tipo de servicios, los eventos sostenibles constituyen una importante área de oportunidad de negocio e innovación.

Según un estudio del grupo Eventoplus, en 2009 el sector de los eventos en España tuvo un peso en la economía de unos 6.000 millones de euros. No todos los segmentos de MICE experimentaron la misma respuesta ante la crisis: los viajes de incentivos y aquellos relacionados con ferias sectoriales han sufrido un importante recorte, como consecuencia de la reducción de gastos de las empresas. Sin embargo, los congresos se han mantenido en gran medida (posiblemente porque son contratados y organizados con mayor anticipación).

Para asegurar el éxito de iniciativas de este tipo es necesario motivar a todos los agentes involucrados (desde los organizadores a los asistentes) para que se comprometan con la reducción del impacto generado por el evento. La estrategia debe ser global, y abarcar las fases de pre y post evento, así como toda la cadena de valor desde los proveedores hasta la gestión de residuos. Un evento no sólo es un gran consumidor de recursos ambientales, sino que es una oportunidad de comunicación de valores de respeto ambiental.

Algunos ejemplos de organizaciones innovadoras en gestión del conocimiento de eventos verdes:

  • Green Meetings, portal lanzado por el Green Meeting Industry Council (GMIC) como guía de buenas prácticas.
  • ADERE– esta web francesa ofrece una herramienta de autodiagnóstico medioambiental para las empresas organizadoras de eventos.
  • Eco-événement: incluye una guía de buenas prácticas (L’Eco-guide), elaborada por la asociación francesa de profesionales de eventos.

En línea con esta estrategia global, podemos señalar algunas acciones tácticas que pueden realizarse en cada una de las fases de un evento para reducir su impacto ambiental.

Acciones pre-evento:

Diseño adecuado de los espacios de eventos. El aspecto medioambiental debe guiar decisiones de arquitectura, ingeniería y decoración, como por ejemplo en el uso de materiales de construcción y revestimientos, en el diseño de iluminación y climatización, o en los sistemas de aislamiento. El layout es de vital importancia, pues una inadecuada distribución de las zonas de MICE ocasionará mayores consumos de energía durante toda la vida del edificio.

Certificaciones ambientales. Cada vez más empresas exigen una certificación ambiental a los lugares donde celebran sus eventos, dentro de sus propias políticas de sostenibilidad. Por tanto, aquellos hoteles que posean certificaciones reconocidas (ISO, EMAS,…) serán más competitivos.

Uso de la tecnología para reducir el número de encuentros presenciales a aquellos verdaderamente necesarios y de alto valor añadido. Las herramientas de e-meeting, las redes sociales y comunidades virtuales, por ejemplo, generan contacto previo de manera que facilitan la comunicación, se potencia el networking, y la gestión de las expectativas y la satisfacción. Asimismo, la comunicación electrónica reduce el consumo asociado de papel (invitaciones, programas, notas de prensa, etc.).

Durante el evento:

Transporte. Fomento del transporte público, y de medios alternativos (coches eléctricos, bicicletas, etc.), y en lo posible elegir desplazamientos internos a pie. La ubicación del hotel cerca de los distintos transportes públicos es un punto a favor.

Ahorro de energía. Gestión adecuada y proporcional de los espacios destinados al evento. Control de los sistemas de iluminación y climatización según el uso, y con funciones de auto-apagado.

Valor diferencial de la experiencia. Oferta de paquetes de servicios junto a evento y alojamiento, tales como: teambuilding, eventos temáticos, experiencias de reciclaje, etc. El propio evento puede constituir una oportunidad de difusión de buenas prácticas ambientales.

Alimentos y bebidas. Una reunión promedio de 3 días para 2.500 participantes puede llegar a generar el uso de 90.000 botellas de agua, 75.000 envases desechables y 87.000 servilletas… Sólo con pensar en este dato vienen a la mente miles de pequeñas acciones para ahorrar material, reutilizar, y reducir posibles residuos. Desde ofrecer jarras de agua en lugar de botellines individuales, hasta trabajar con proveedores locales o de comercio justo, y consumir preferentemente productos de temporada.

Minimizar en lo posible el material consumible. Se puede reducir el uso de papel sustituyendo las populares flip-charts por pizarras de distintos tipos (incluso digitales). O proveer a los asistentes de hojas sueltas de papel reciclado para tomar notas, en lugar de los cuadernillos habituales (de los que se usa una o dos hojas, y se desperdicia el resto).

Contribución a acciones de conservación. Ofrecer el pago de una “cuota de carbono” voluntaria para compensación de emisiones de CO2, apadrinar un árbol, etc.

Tecnología. La difusión del evento por canales online (en abierto o mediante suscripción de pago) multiplica su notoriedad y permite que llegue a muchas más personas prácticamente con el mismo coste. De este modo, el conocimiento llega a personas que, de otro modo, no podrían asistir y genera un importante ahorro de desplazamientos, ahorrando su impacto negativo en el medio ambiente. La presencia física en estos casos constituiría el nivel premium de la escala de asistentes.

Al término del evento:

Gestión de residuos. Separados para su recogida selectiva y reciclaje.

Comunicación y seguimiento por medios electrónicos. Actas del evento, notas de prensa, e-facturas, cuestionarios de satisfacción y sugerencias, etc.

Evaluación de resultados. Un análisis del cumplimiento de los objetivos propuestos, y cuantificar los beneficios y el retorno de la inversión logrados. De esta forma se demuestran con hechos los múltiples beneficios de ser promotores de los “green events” en los establecimientos hoteleros.

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