El reto
2018, Alcobendas, Madrid (España)
Phenomenex es una empresa biotecnológica estadounidense, líder en tecnología analítica y cromatografía. Debido al crecimiento de su plantilla en España, deseaba mudarse a un nuevo espacio y aprovechar el cambio de ubicación para implantar un sistema de trabajo más flexible, con tecnología móvil y espacios colaborativos.
El objetivo era lograr un espacio que cumpliera con sus condicionantes funcionales a la par que lograse transmitir una idea más fresca de la organización.
Cómo lo abordamos
En primer lugar se realizó un estudio de tendencias en espacios de trabajo (Workplace Trends), para encajar conceptualmente en el proyecto aquellas que fueran compatibles con la cultura corporativa del cliente. A continuación se realizó un estudio de la nueva implantación, para distribuir el espacio conforme a las necesidades, y se encajó una primera propuesta de mobiliario.
Se realizó una gestión integrada o Project Management a lo largo del proceso de diseño, contratación e implantación, actuando como representante del cliente ante los proveedores y el equipo técnico, coordinando, auditando los trabajos y asesorando al cliente en todo momento.
A) Gestión de Diseño
- Definición de la implantación general y la distribución de espacios.
- Definición de tipología y distribución de mobiliario más adecuada.
- Asesoramiento acerca de las distintas opciones de diseño y calidades, de acuerdo al presupuesto objetivo del negocio.
- Asesoramiento de ratios espaciales por empleado, programa de superficies por usos deseados, etc.
- Coordinación del diseño ejecutivo por parte de equipo técnico externo.
- Estructuración del presupuesto global en lotes de contratación, buscando el equilibrio entre mínimo número de lotes para máximos ahorros de subcontrataciones.
- Selección de empresas para licitar los diversos lotes.
- Establecimiento del calendario objetivo, y revisión del mismo en todo el proceso.
- Establecimiento del presupuesto objetivo, y revisión del mismo en todo el proceso.
B) Gestión de Licitación
- Preparación de toda la documentación para las licitaciones, con indicación de calidades, condiciones de adjudicación, tiempos, forma de pago, etc.
- Gestión de los concursos de licitación, ajuste de propuestas y negociación para encajar en el Presupuesto Objetivo Global.
- Elaboración de informes comparativos finales en cada lote, presentación de conclusiones y asesoramiento para la adjudicación.
C) Gestión de Ejecución
- Supervisión general de a ejecución de los trabajos, gestión de cambios y resolución de incidencias.
- Control de plazos sobre la evolución de los trabajos, camino crítico y fecha de finalización.
- Control económico sobre la evolución de la facturación, revisión y aprobación de cada factura de proveedores. Reporte periódico sobre evolución del presupuesto objetivo, presupuesto estimado actual y previsión de finalización. Gestión y negociación de posibles desvíos, o ajustes compensatorios.
- Gestión documental: recopilación de documentación as-built: planos, garantías, fichas de producto, contacto de proveedores para servicio posventa, etc.
Resultados
Implantación realizada cumpliendo exactamente con el calendario objetivo, consiguiendo un resultado de calidad ambiental y con un coste dentro del presupuesto objetivo inicialmente marcado. Se generó un ligero superávit, que fue destinado a diversas mejoras adicionales y elementos extra sobre el proyecto inicial.
Fuente de las imágenes: elaboración propia
